Scoutting...¿Qué es?

Planear un evento, conlleva muchas tareas diferentes, de muchos rubros distintos. Siempre pensamos que basta con saber la cantidad de personas que asistirá, pues estamos acostumbrados a pensar en ello primero debido a la cantidad de comida, de bebidas y de sillas y mesas, por mencionar algunas razones, aun que no digo que no es una información importante, es imprescindible tambien, otro tipo de información.

Por ello, los scouttings (visitas organizadas para conocer a fondo las características del lugar) son muy útiles. A continuación, haremos una breve lista de las cosas que tus proveedores y tú deben tomar en cuenta al realizar uno.

Proveedores

Aunque no lo creas, si tu WP es profesional, tratará de de organizar un scouting para conocer el lugar del evento, así que por ese aspecto estarás tranquila para tu boda, si no tienes WP, si tienes una gran preocupación.

Distancias

Esto incluye distintas áreas, desde conocer las distancias que se tendrán que cubrir para servir a todos los invitados, hasta ubicar por completo el tamaño del espacio o el largo de las extensiones necesarias, ubicar mobiliarios, cocina, trayecto de meseros, etc.

Espacios

Por un lado, es importante saber si el espacio es abierto o cerrado, así como saber qué áreas estarán destinadas únicamente al staff y cuáles a los invitados; además de los puntos en los que podrán instalarse para poder proporcionar el servicio para el que los estás contratando.

Equipo disponible en el lugar

En ocasiones, podríamos asumir que el lugar que rentamos incluye todos los servicios: agua, electricidad y gas, pero es mejor dejarlo claro, ya que, de otro modo, podrían fácilmente quedarte mal. Con un scouting sabrás al 100% qué servicios necesitas y con cuáles cuentas desde la contratación del espacio: desde los ya mencionados hasta audio, iluminación, meseros, limpieza, etc.

Accesos y horarios

Es de las cosas más importantes a considerar. Es una posibilidad que sea muy sencillo acceder al lugar, pero qué sucede si los únicos accesos para proveedores son a través de escaleras o espacios pequeños y a ti te gustaría incluir un mueble enorme. Conocer los accesos, así como los horarios dispuestos para montaje y desmontaje permitirá saber si será posible lograr todos los objetivos o si debes solicitar más tiempo o más personal, por lo tanto, saber si debemos revisar el presupuesto.

Tener toda esta información ayudará a estar preparados para los inconvenientes que puedan surgir y, al mismo tiempo, para evitar gastos innecesarios debido a la falta de ella.

Recuerda siempre consultar con tu WP sobre el lugar que quieres si es posible para lograr todos los objetivos, si no tienes WP, te recomiendo contratar una con quien lleves este proceso.

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